Das Gralis-Personalium

Tekući projekti – Текући пројекти – Те кущие проекты Projekte

• Andrić-Initiative
  Ivo Andrić im europäischen Kontext
  Ivo Andrić u evropskom/europskom kontekstu
• Die lyrische, humoristische und satirische Welt von Branko Ćopić
  Lirski, humoristički i satirički svijet Branka Ćopića
• „Mono- und multilinguales elektronisches Korpus der mazedonischen Sprache“
  Моно-и мултилингвален електронски корпус на македонскиот јазик ";
• Die Unterschiede zwischen dem Bosnischen/Bosniakischen, Kroatischen und Serbischen
  Razlike između bosanskog/bošnjačkog, hrvatskog i srpskog jezika
  FWF-Projekt, P19158-G03 (2006-2010)

Eine schnelle, effiziente und vor allem einfach zu handhabende Verwaltung von größeren Mengen an Datenmaterial stellt eine der Grundvoraussetzungen für eine rasche und schlanke Projektadministration dar. Diesen Ansprüchen Genüge getan werden kann durch eine vereinheitlichte und zentrale Sammlung wesentlicher Datenquellen, die im Sinne einer kompakten und klar gegliederten Verwaltung für die administrierenden Personen möglichst auf Knopfdruck abrufbar sein sollten.

Ausgehend vom Wunsch nach konkreter Umsetzung dieser Erfordernisse stellte sich auch zu Beginn des Projektes „Die Unterschiede zwischen dem Bosnischen/Bosniakischen, Kroatischen und Serbischen“ die Frage, wie der zu erwartende administrative Aufwand nach Möglichkeit gering gehalten und in hohem Maße automatisiert werden könnte. Aus diesem Grund begannen bereits geraume Zeit vor dem offiziellen Projektstart im Oktober 2006 diesbezügliche Überlegungen, denn die sukzessive einsetzende und stetig zunehmende Kommunikation mit über 100 kontaktierten und am Projekt interessierten WissenschaftlerInnen aus über zehn Staaten sollte in überschaubare Bahnen gelenkt werden.

Der erste konkrete Arbeitsschritt betraf deshalb die Erfassung elementarer Daten all jener Personen, die sich nach ausführlichen Informationen über die Konzeption und Abwicklung des Projektes seitens der Projektleitung definitiv dazu bereit erklärten, an unserem dreijährigen Forschungsvorhaben mitzuwirken und dies auch schriftlich bestätigten. Dank der Mithilfe von Herrn Dieter Schicker (Institut für Informationsverarbeitung in den Geisteswissenschaften der Karl-Franzens-Universität Graz – INIG) kam es sodann bereits im Herbst 2005 – ein Jahr vor dem geplanten Projektstart – zur Ausarbeitung der so genannten „ Anmeldung – Prijava/Prijavnica “, die sich auf der Gralis-Website in der Rubrik Projektarium befand. Nach Aktivieren des gleichnamigen Links öffnete sich ein Fragebogen, der neben persönlichen Angaben auch Fragen zur wissenschaftlichen und edukativen Tätigkeit sowie zu den Modalitäten der gewünschten Projektmitarbeit beinhaltete. Auf diese Weise konnte ein Medium geschaffen werden, dass die für die Projektleitung wesentlichen Angaben an einem Ort versammelte.

Diese personelle Evidenz erwies sich in der Anfangsphase des Projektes auch durchaus als zweckmäßig, denn diverse personenbezogene Informationen (z. B. Wohnadresse oder Publikationsliste) konnten in kürzester Zeit abgerufen werden. Mit zunehmendem Projektfortgang und weiterem Anwachsen der Informationsmengen sollten jedoch schon bald kleinere Nachteile dieser Datenbank zu Tage treten, die einerseits darin lagen, dass (1) vorgenommene Einträge nicht (bzw. nur mit größerem Aufwand) abgeändert werden konnten, (2) der Fragebogen auch Fragen beinhaltete, die sich als nicht primär wichtig herausstellten und (3) kein Hinzufügen weiterer Applikationen (Eingabe von Text- oder Audiodateien) möglich war.

Aus diesen Gründen wurde schließlich im Verlaufe des Sommers 2007 die Idee geboren, die Erfassung personenbezogener Daten einerseits zu straffen und sie andererseits auszuweiten und multifunktional zu gestalten. In Zusammenarbeit mit Frau Olga Lehner, die als Projektmitarbeiterin und Programmiererin auch für einige weitere wesentliche Programme im Rahmen des Projektes verantwortlich zeichnet, begann schließlich die Entwicklung des so genannten Gralis - Personaliums (basierend auf einer MySql-Datenbankstruktur), das eine Weiterentwicklung der hier kurz beschriebenen Anmeldungs-Datenbank darstellt und über eine BenutzerInnen- sowie eine Administrationsoberfläche verfügt. Das Gralis-Personalium für BenutzerInnen. Mit der Fertigstellung des Gralis-Personaliums besteht nun seitens aller BenutzerInnen die Möglichkeit, sich in einer zentral verwalteten Online-Datenbank für eine Projektmitarbeit anzumelden und die eigenen Einträge und Angaben persönlich zu verwalten sowie im Bedarfsfalle abzuändern. Das Gralis-Personalium besitzt eine zweisprachige Menüführung – deutsch und BKS –, wobei eine Erweiterung um zusätzliche Sprachen durch Hinzufügen einer Sprachwahlleiste jederzeit möglich ist.

Nach Anwahl des entsprechenden Links auf der Gralis-Website (Rubrik „Projektarium“) treffen Benutzende zu Beginn auf unten stehendes Fenster, wobei bei einem erstmaligen Besuch die Aufmerksamkeit der in der unteren Bildhälfte dargestellten „Anmeldung – Prijava/Prijavnica“ samt darauf folgendem Fragebogen gelten soll. Das in der Bildmitte abgebildete Loginkästchen dient für bereits registrierte BenutzerInnen und ist erst bei einem neuerlichen Aufsuchen der Seite auszufüllen.

Einstiegsfenster in das Gralis-Personalium – erster Teil des Fragebogens

Der in blauer Farbe gehaltene Fragebogen setzt sich aus drei großen Teilen zusammen, wobei der erste (in Abb. 1 ersichtlich) biographische und bibliographische Angaben beinhaltet. Diese umfassen u. a. persönliche Daten, Informationen zum Arbeitsplatz, zu eventuell vorhandenen Lehrveranstaltungsschwerpunkten (für Lehrende), zu wissenschaftlichen Forschungsgebieten und zu Publikationen. Es sei darauf hingewiesen, dass sämtliche Felder optional sind und etwa bei Nichtzutreffen der Fragestellung oder dem Wunsch nach Nichtpreisgabe bestimmter Informationen nicht ausgefüllt werden müssen. Der zweite Teil des Fragebogens trägt den Titel Teilnahme am Projekt „Die Unterschiede zwischen dem Bosnischen/Bosniakischen, Kroatischen und Serbischen “ und ist konkret auf die Anforderungen des Projektes zugeschnitten. Die innere Unterteilung dieses zweiten Kapitels erfolgt nach den Projektjahren (1., 2. und 3. Forschungsjahr) und richtet an Benutzende die Frage, welche (linguistischen aber auch andere) Themen sie in welchem Jahr zu bearbeiten und auf den alljährlichen Symposien vorzutragen wünschen. Vorraussetzung dafür ist, dass in dem im gelb unterlegten Feld eingetragenen Auswahlkästchen für das jeweilige Jahr „ja“ aktiviert ist (siehe folgende Abbildung unter „Themen aus dem 1. Forschungsjahr“).

Zweiter, projektbezogener Teil des Fragebogens

Ab dem „2. Jahr“, d. h. dem Projektjahr, in dem die neu gestaltete Anmeldung als Gralis-Personalium in Betrieb ging, bietet sich den mitarbeitenden Personen eine zusätzliche Option, die es ermöglicht, neben dem gewünschten Thema auch die Zusammenfassung des Referates für das jeweilige Symposium einzutragen. Weiters werden alle ReferentInnen ersucht, vor Veranstaltungsbeginn – sofern vorhanden – auch ihre Präsentation, ihr Handout und – falls bereits fertig gestellt – den Text ihres Beitrages in ihren Fragebogen einzufügen. Auf diese Weise werden diese Dokumente an einem zentralen Ort abgelegt, wodurch sich die Administration und die organisatorischen Aktivitäten (etwa bei der Tagungs-Programmgestaltung) wesentlich vereinfachen.

Fenster für die Eingabe von Thema, Zusammenfassung und Text eines Beitrages sowie für Präsentation und Handout

Den abschließenden dritten Teil des Fragebogens bilden schließlich einige weitere Felder mit allgemeinen Fragen zur gewünschten Projektmitarbeit, darunter etwa zum Datum der geplanten Fertigstellung einer wissenschaftlichen Arbeit (siehe Abbildung: „Habilitation“, „Doktorarbeit“, „Diplomarbeit“), zu diversen Tätigkeiten, die Benutzende im Rahmen des Projektes auszuüben wünschen. Auch hier ist wiederum eine Gliederung nach Jahren möglich, wodurch eine konkrete Evidenz über den geplanten wissenschaftlichen Fortgang, die Art der Mitarbeit und schließlich auch über die finanziellen Vorstellungen („Honorar pro Stunde“) entsteht.

Allgemeine Angaben zur Projektmitarbeit

Nach Ausfüllen dieses dritten Teils verbleibt am Ende des Fragebogens noch eine letzte, kurze Rubrik, in der die Frage nach der Bereitschaft des Begutachtens von Texten gestellt wird. Bei diesen Texten handelt es sich in der Mehrzahl um die Beiträge der wissenschaftlichen Symposien, die alljährlich in einem Sammelband veröffentlicht werden, doch können daneben auch unterschiedlichste Bewertungen für anderenorts publizierte Texte abgegeben werden. Dieser letzte Eintrag im Rahmen des Fragebogens im Gralis-Personalium, bei dem auch andere GutachterInnen empfohlen werden können, steht in direktem Zusammenhang mit dem Programm Gralis-Rezensarium , das eine Online- und ebenfalls zentral verwaltete Begutachtung von Texten ermöglicht.

Vorschläge zur Begutachtung von Texten und Absenden des Fragebogens

Nach diesem letzten Arbeitsschritt verbleibt schließlich nur noch der Befehl zur erfolgreichen Übermittlung der Einträge, wozu am Ende des Fragebogens der grau unterlegte Button „Absenden/Poslati“ zu aktivieren ist, mit dem alle Angaben zentral auf einem Server gespeichert werden und für Benutzende zwecks Bearbeitung jederzeit zur Verfügung stehen. Sollte der Wunsch bestehen, Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen, sind bei jedem erneuten Einloggen in das in Abb. 1 dargestellte Loginkästchen als Username der eigene Nachname (mit Schreibung von eventuell vorhandenen Umlauten oder diakritischen Zeichen) und als Passwort das Geburtsdatum (mit der Schreibung von „0“ und Trennpunkten zwischen Tag, Monat und Jahr) einzugeben. Mit einem Klick auf „Formular bearbeiten – Formular preraditi“ (siehe Abbildung unter) können sodann die Einträge im eigenen Fragebogen verändert werden.

Möglichkeit der Änderung von Einträgen ab dem zweiten Einloggen

Die Administration des Gralis-Personaliums. Neben der eben beschriebenen BenutzerInnen-Bearbeitung verfügt das Gralis-Personalium auch über eine Administrationsebene, die eine umfassende Darstellung und Auswertung sämtlicher BenutzerInneneinträge ermöglicht. Diese Administrationsoberfläche zeichnet sich durch eine klar unterscheidbare, andere graphische Gestaltung aus und bietet zahlreiche Such- und Bearbeitungsparameter. So sind z. B. Abfragen nach folgenden Kriterien möglich: 1) zu biographischen Angaben: Nachname, Vorname, Arbeitsplatz, ehemalige (Mitarbeitende), (am Projekt mitarbeitende) Studierende, Land, Akademischer (wissenschaftlicher) Grad, Lehrtätigkeit, Linguistische Schwerpunkte, Nichtlinguistische Schwerpunkte, Sprache der Lehrtätigkeit, Untersuchte Sprachen, Fremdsprachen(kenntnisse); 2) zur Teilnahme am Projekt: alle Jahre, 1. Jahr, 2. Jahr, 3. Jahr.

Die in unten stehender Abb. 96 auf der linken Seite dargestellten drei Befehle „Ehemalige Teilnehmer markieren“, „Studierende markieren“ und „E-Mail Liste erstellen“ dienen dazu, mittels Auswahl der entsprechenden Personen die in den Menüpunkten definierten Arbeitsschritte in kürzester Zeit durchführen zu können und die Datenbank nach den genannten Kriterien neu zu generieren, wobei ein „Markieren von Ehemaligen oder Studierenden“ jederzeit wieder rückgängig gemacht werden kann. Durch einen Klick auf den in blauer Farbe dargestellten Familiennamen einer am Projekt mitarbeitenden Person werden sämtliche Angaben zu dieser einsehbar. Um diese Angaben schließlich ergänzen bzw. um zusätzliche Applikationen erweitern zu können, bietet das Programm im Menüpunkt „Teilnahme am Projekt“ (Abb. 96, türkises Kästchen rechts oben) die Option „upload“.

Startseite der Administrationsebene

Wird diese aktiviert, ändert sich die Oberflächengestaltung der Administrationsoberfläche dahingehend, dass zu jeder Person Felder mit den (vorerst in BKS verfassten) Bezeichnungen „Referat“, „Diskusija“, „Prezentacija“ und „Handout“ hinzugefügt werden. Diese geben dem Administrationsteam die Möglichkeit, Aufsätze, Diskussionen, Präsentationen und Handouts für die jeweiligen Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen. Dies bedeutet konkret, dass etwa im Rahmen einer Konferenz oder eines Symposiums gezeigte Präsentationen, verteilte Handouts, mündlich vorgetragene Diskussionsbeiträge und auch für eine Publikation vorgesehene Beiträge von den betreffenden Personen aufgerufen, bearbeitet und wieder in die Datenbank retourniert werden können. Zu den Diskussionsbeiträgen sei angemerkt, dass diese beim 1. Projektsymposium „Die Unterschiede zwischen dem Bosnischen, Bosniakischen, Kroatischen und Serbischen“ (Graz, 12.–14. April 2007) nach vorheriger diesbezüglicher Information aufgezeichnet wurden und von den DiskutantInnen jederzeit in den Formaten „mp3“ oder „wav“ angehört werden können.

Hinzufügen neuer Applikationen durch die Projektadministration

Abschließend kann festgehalten werden, dass mit der Entwicklung des Gralis-Personaliums ein wesentlicher Schritt in Richtung strukturierter, zentraler und kompakter Verwaltung personenbezogener Daten gesetzt wurde, wobei sowohl BenutzerInnen als auch AdministratorInnen ständig abrufbare und bearbeitbare Evidenzen zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können, nicht zuletzt auch dank der zahlreichen Implikationsmöglichkeiten und Querverbindungen zu anderen Softwareprogrammen des Projektes, die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen wie auch Editionsvorhaben leichter und effizienter in die Tat umgesetzt werden.